Googleのサービスで同窓会の準備とフォロー

1979年3月に地方都市の公立中学校を卒業してもうすぐ35年。初めて学年全体267人を対象とする同窓会を開催することになった。その準備（20名の幹事が幹事会を構成し、幹事会が同窓生名簿の整備をし、同窓会開催を通知し、出欠をとる）とフォロー（主に写真の共有）を今風にやろうと思い、考え・若干試行錯誤した結果を書いておく。これは、1回の同窓会のためではなく、何回もの同窓会で継続して使うことを意図している。
以下のサービスを使うことにした。

Googleありきで考えたわけではないのだが、自分の知識と同窓生の状況からこうなった。例えば多くの同窓生がFacebookを使っていたり、自分がFacebookに詳しかったらFacebookを中心に据えたかも知れない。
具体的には各サービスを以下のように使う。

  • 幹事会のGoogle Groupを作り、幹事全員への連絡は、そのグループへメールを送ることで行なう。
  • 同窓生名簿はGoogle Drive上の1つのスプレッドシートとし、それを幹事で手分けして埋めていく。
  • 幹事会で話し合った内容や決定事項はGoogle Drive上のドキュメントとして保存する。
  • それらスプレッドシートやドキュメントを入れる場所として幹事会フォルダーを作り、それを幹事会グループのメンバーだけが見えるようにする。
  • Google+で非公開招待制の同窓生コミュニティーを作り、そこで同窓会の写真を共有する。

Google Driveの共有フォルダーの落とし穴

新たなメンバーを幹事会Google Groupに加えたあとで http://drive.google.com を見てもらっても、幹事会フォルダーが見えない。幹事会フォルダーのURLを新たなメンバーにメールで送り、そのURLを新たなメンバーが開き、「フォルダーに追加する」をクリックと、「マイフォルダー」に現れる。

Internet Explorerの呪縛

同窓生名簿を手分けしてで埋めていくには幹事が各自Googleスプレッドシートを操作することになる。ところでGoogleスプレッドシートは主要ウェブブラウザーの最新版とその一世代前でのみ動作を保証されている。執筆時点でInternet Explorer(IE)の最新版は11で、それと一世代前の10しかサポート対象ではない。Windows XPではIE8までしか使えないので、XPを使っている人にはGoogle Chromeをインストールして使ってもらうことになる。FirefoxやSafariも使えるがChromeが無難であろう。IE11やIE10がサポートされている版のWindowsでも何らかの事情でより古い版が入っていることがあり、そういう場合もChromeをインストールしてもらうことになる。

Google+のコミュニティーの落とし穴

少なくとも非公開招待制コミュニティーの場合、コミュニティーへの招待を送っても送られた側には招待が見えない。招待が見えるためには、招待主が自分のサークルのどれかに入っている必要がある。招待が送られた後で招待主をサークリに入れてもよい。招待を受諾すればそのコミュニティーが見えるようになる。

連絡先集めはメールで

メールアドレスは間違い易い。一方でメールは連絡の要になる。メールアドレスを間違いなく知るためには、短く間違えにくいアドレスを持つ幹事にメールを送ってもらうのが確実である。携帯番号や住所もメールで送ってもらえば、手入力による間違いも避けられる。

取得したメールアドレスはすぐにGoogle Groupに登録

Google Groupsの「直接登録」の機能は、1度に10アドレスまでしか登録できないが、メールアドレスが分かるたびに登録を行なっていればそれほど困らない。取得したメールアドレスが間違っている場合は、Google Groupsからの登録通知が不達になり、それがGoogle Groups上で分かるので、メールアドレス確認作業が若干楽にできる。
ただし、Google Groupsから送信される以下の登録通知には注意が必要である。

From: "自分のGoogle IDの@の前 (Google Groups)"
To: 登録されたメールアドレス
Subject: Google Groups: You've been added to グループ名
Reply-To: 自分のGoogle ID


登録時に入力したメッセージ


About this group:

グループの説明


The owner of the group has set your subscription type as "Email", meaning that you'll receive a copy of every message posted to the group as they are posted.


グループのページへのリンク

私はいろいろな設定を英語にしているためか、当該Google Groupの言語を日本語にしても、登録通知は英語になっている。まあ、それはいい。問題はこのメールの最後にあるリンクで、そのリンクを開くことを勧めているようにも見える。そのリンクを開くとGoogle IDの入力を求められ、Google IDを持たない人が意図せずに新たな @gmail.com のメールアドレスを取得し、そのアドレスで当該のグループへの参加を申し込む形になることが起こる。そういう誤解を減らすために、登録時に入力するメッセージでメールの最後のリンクを開く必要がないことを言及することが必要だろう。

Google Groupに登録できないメールアドレス

Google Groupには、@の直前が.のメールアドレスは登録できない。少なくともグループの管理者が「直接グループに登録」することはできない。そういう人に対してはGoogle Groupを経由せず直接メールを送るしかない。

プレ同窓会の効用

卒業後長期間経ってから大人数の同窓生の連絡先を調べるのはかなりの作業量になる。そこで、簡単に集まれる範囲でプレ同窓会を行い、その参加者から幹事を募るのは有効だと感じた。プレ同窓会で幹事会活動に勢いが付いたと私は思う。更に、プレ同窓会の写真をGoogle+で共有することは、本番同窓会での写真共有に向けての良い準備になる。

実験用ID

自分の本来のIDとは別に実験用IDを取得しておくとサービスについて調べるのに便利である。また、他の幹事から報告された状況を再現するためにも実験用IDは必要である。

Google+のアルバムをGoogle Groupで共有するのではだめか

最初はGoogle+でアルバムを作って、それを同窓生のGoogle Groupで共有すればいいのではないかと思った。それも一応可能だが、アルバムが加わるごとにアルバムのURLを知らせる必要がある。そのためにアルバムのURLが列挙してある同窓生だけが見える場所を用意しなければならない。Google Sitesでそれは可能だが、スマートとは言えない。Google+の非公開招待制コミュニティーなら同窓生だけでの写真の共有を自然に実現できる。ただし、同窓生Google+コミュニティーと同窓生Google Groupの両方を管理しなければならない。

写真共有に関してGoogle+がFacebookに勝ると思われる点

2014年1月の時点では、Facebookには1辺2000画素(2048かも)を超える写真は置けないようだ。置こうとすると縮小される。それに対してGoogle+はデフォルトではFacebook同様縮小されるが、設定をすればそのまま置ける。ただし、1辺2000画素以下の写真は自分の記憶容量割当を消費しないのに対して、2000画素を超える写真は消費する。
アルバム全体のダウンロードはGoogle+でもFacebookでも可能だが、Google+は極自然にできるのに対して、Facebookではその操作が若干煩雑な気がする。これは私がFacebookに詳しくないことにも起因しているが、私のGoogle+の知識はたぶんFacebookの知識より更に少ないとも思う。